Bevor eine Besprechung produktiv werden kann, sollten die Grundbedürfnisse der Teilnehmenden nach Sicherheit, Sichtbarkeit/Zuwendung und Struktur erfüllt sein. Für Sicherheit sorgt schon eine angemessene Einladung, aus der ersichtlich wird, wer, warum, zu welcher Zeit und mit welchem Zeithorizont eingeladen hat und was ggf. als Vorbereitung erwartet wird. In der Durchführung gibt dann eine Form von visualisierter Agenda die nötige Struktur und vermittelt ebenfalls Sicherheit, genau so wie eine gut vorbereitete Besprechungsleitung. Wer ständig bangen muss, ob die Leitung die Besprechung im Griff hat, kann sich schlechter auf die Sache und den eigenen Beitrag dazu konzentrieren. Eine Besprechung ohne Agenda sollte man lieber gar nicht erst beginnen. Sichtbarkeit/Zuwendung stellt man sicher, wenn die Besprechung Anlässe bietet, sich authentisch einzubringen und Ideen, Anregungen, Kritik nicht nur gehört, sondern auch konstruktiv aufgenommen werden.

Gelegenheit zum Nachdenken: Grundbedürfnisse in Besprechungen

• Bei welchen Besprechungen der letzten Woche haben Sie alle Grundbedürfnisse erfüllen können?
• Bei welchen nicht?
• Haben Sie einen Unterschied in Bezug auf die Teilnehmenden bemerkt?
• Welche Schlussfolgerungen ziehen Sie daraus?